11 zasad kontroli administracyjnej

1. Strona główna
2. Blog AgendaPro
3. 11 zasad kontroli administracyjnej

Kontrola administracyjna to proces, który służy jako przewodnik dla działań w ramach każdego planu administracyjnego. Określa kroki, które należy podjąć, aby osiągnąć konkretny cel, i pozwala w razie potrzeby ustalić konkretne metody korekty procesów lub okoliczności, które mogą odbiegać od charakteru projektu lub przedsiębiorstwa.

Tutaj dowiesz się, czym są te zasady kontroli, co się na nie składa i jak ich stosowanie może pomóc w skutecznym zarządzaniu firmą.

Co to są zasady kontroli zarządczej?

Zasadniczo powinno być jasne, że celem menedżera powinno być jak najlepsze wykorzystanie dostępnych zasobów i działalności firmy. Dlatego potrzebny jest zestaw strategii i narzędzi, które pozwolą Ci osiągnąć ten ekspercki poziom zarządzania. W tym miejscu do gry wchodzą zasady kontroli zarządczej jako zbiór procesów, które decydują o skutecznym zarządzaniu.

Aby proces kontroli zarządczej skutecznie integrował się z systemem zarządzania przedsiębiorstwem i zapewniał prawidłowe funkcjonowanie polityk, musi być zgodny z określonymi zasadami. Zasady kontroli zarządczej stanowią trzon procesu kontroli i są serią konkretnych kroków, które pozwalają ocenić, czy działania zarządcze w przedsiębiorstwie są realizowane zgodnie z planami, oraz stworzyć podstawy do ich korygowania, jeśli tak nie jest.

Jakie są zasady kontroli, przykłady i jak je stosować?

Zasady kontroli zarządczej można również rozumieć jako mapę drogową, która wyznacza drogę do osiągnięcia celu, w tym sensie są one swego rodzaju mapą drogową wartości stosowanych w zarządzaniu. Jest to 11 zasad kontroli zarządczej.

1) Zapewnienie realizacji celu

Zacznij od założenia, że Twoim głównym celem jest osiągnięcie założonych celów. Ta pierwsza zasada opiera się na zapewnieniu realizacji celu za wszelką cenę, a to oznacza skuteczne wykrywanie najmniejszych niedociągnięć w planach. Niezależnie od tego, czy są to problemy rzeczywiste, czy potencjalne, ich wczesne wykrycie pozwoli na podjęcie skutecznych działań naprawczych.

2) Skutecznie przeprowadzaj kontrole

Chodzi nie tylko o wczesne wykrywanie wszelkiego rodzaju zagrożeń. Zasada skuteczności jest bardzo ważna dla niezawodnej kontroli administracyjnej. Chodzi o to, by móc wykrywać i rozwiązywać ewentualne odchylenia przy minimalnych nakładach i kosztach.

Bądź odpowiedzialny i kontroluj.

Jako kierownik przedsiębiorstwa ponosisz największą odpowiedzialność za sprawowanie kontroli administracyjnej. W tym sensie należy zawsze szanować i respektować ustaloną strukturę pracy, ponieważ od niej zależy sukces. Podobnie każdy obszar administracji będzie miał swoją osobę odpowiedzialną, która również musi podzielać to zobowiązanie, nie uchylając ani nie dekonstruując ustalonego planu.

4. Kontrola bezpośrednia

Wysoki poziom błędów będzie coraz częściej wymagał stosowania w firmie kontroli pośrednich. Te pośrednie mechanizmy kontrolne często wykrywają problem dopiero po jego wykonaniu. Dlatego należy zapewnić bezpośrednią kontrolę nad swoimi działaniami, a to można osiągnąć poprzez ciągłe szkolenie kadry kierowniczej, ponieważ dobrze wyszkoleni kierownicy będą popełniać bardzo mało błędów i coraz skuteczniej realizować plan.

5. Odzwierciedlenie kontroli w każdym planie.

Celem jest zawsze upewnienie się, że plany zostaną skutecznie zrealizowane. Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest odzwierciedlenie charakteru planów w zasadach kontroli zarządczej. Kontrola zarządcza jest najskuteczniejsza, gdy jest najbardziej zgodna z planem i celami biznesowymi.

6. Zasada piramidy

Dobry system zarządzania to taki, który umożliwia sprawowanie kontroli od dołu do góry. W tym celu należy dobrze informować każdą strukturę przedsiębiorstwa, ponieważ jeśli wszyscy pracownicy znają drogę do osiągnięcia celu, będą w stanie kontrolować swoje działania i wykrywać ewentualne odchylenia na każdym poziomie.

7. Indywidualizacja kontroli

Spójność stanowisk sprawia, że kontrole są bardziej efektywne. Odpowiedzialność operacyjną osiąga się dzięki indywidualnemu doświadczeniu każdego kierownika w swoim obszarze pracy. Im lepiej kierownik zna swój obszar pracy, tym skuteczniej będzie działał.

8. Punkty krytyczne kontroli

Każdy proces administracyjny ma punkty krytyczne, które niezależnie od tego, czy są spontaniczne, czy nie, powodują problemy i generują ewentualne odchylenia. Dobry menedżer powinien skupić swoją uwagę raczej na punktach krytycznych niż na szczegółowej analizie wyników działalności. Pozwoli to skoncentrować się na pracy oraz zaoszczędzić czas i pieniądze.

9. Przejście od kontroli do działania

Jeśli nie podejmie się działań w celu skorygowania odchyleń, kontrola zarządcza jest stratą czasu i wysiłku. Od pierwszego momentu wykrycia nieprawidłowości trzeba będzie przeprowadzić reorganizację, wymianę, szkolenie lub podjąć inne działania zapobiegawcze.

10. Zasada adekwatności organizacyjnej

System kontroli zarządczej powinien być dostosowany do struktury organizacji i ściśle ją odzwierciedlać, a zatem powinien być zgodny z jej głównymi zasadami i wytycznymi dotyczącymi zarządzania. Ułatwia to reagowanie i podejmowanie działań na wszelkie odchylenia od strategii zarządzania, czyniąc je bardziej zgodnymi z charakterem organizacji i rozliczalnymi. Wszystkie raporty i dokumenty niezbędne do kontroli administracyjnej powinny być zgodne z warunkami organizacji.

11. Zasada prewencji

Kontrola administracyjna i planowanie w każdej firmie powinny mieć charakter prewencyjny. W wielu firmach profilaktyka jest jedną z najbardziej zaniedbywanych zasad. Często zasada ta była zaniedbywana ze względu na brak uwagi i badań nad prognozami i projekcjami jako głównymi narzędziami zarządzania.

Skuteczne zarządzanie opiera się na systemie zdolnym do stawiania pytań i samoregulacji, a najskuteczniej można to osiągnąć, stosując prognozowanie jako system prewencyjny. Kontrola powinna opierać się na prognozach, aby móc przewidywać odchylenia w czasie. Na przykład, jeśli chcesz utrzymać wypłacalność swojej firmy, przewidywanie ewentualnego niedoboru gotówki poprzez prognozowanie (gotówki) jest najlepszym sposobem, aby temu zapobiec.

Do czego służą zasady kontroli zarządczej

Bez bardzo dobrych i solidnych zasad kontroli zarządczej polityka firmy rzadko będzie egzekwowana, ponieważ w zasadzie wszystkie metody kontroli istnieją w kategoriach celów i planów. Zasady kontroli służą stworzeniu solidnych podstaw do stopniowego osiągania tych celów i w tym sensie służą również do:

1. Należy skorygować zasady i działania, które uniemożliwiają terminową i pomyślną realizację planów.
2. Służą one nie tylko korygowaniu odchyleń w czasie teraźniejszym, ale mogą także stanowić podstawę do zapobiegania nowym odchyleniom. A także po to, aby te, które już zostały pokonane, nie powtórzyły się w najbliższej przyszłości Twojej firmy.
3. Umożliwiają one skupienie się na problemach, a dzięki możliwości stosowania ich do różnych rodzajów zmiennych (działań lub osób) są bardzo przydatne do lokalizowania odpowiedzialności od momentu ustanowienia środków naprawczych.
4. Na bieżąco informują o procesie realizacji planów.
5. Służą one jako podstawa do rozpoczęcia nowych procesów zarządzania lub ponownego uruchomienia starych procesów.
6. Zmniejszają koszty planowania.
7. Oszczędność czasu realizacji projektu.
8. Wpływają one na usprawnienie administracji i zwiększenie produktywności firmy lub marki.

Podobnie istnieją różne formy kontroli administracyjnej, które można wykorzystać w firmie. Na przykład oprogramowanie na zamówienie to narzędzie, które pomaga w zarządzaniu firmą, ponieważ umożliwia centralne przechowywanie danych klientów, a także śledzenie przychodów, wydatków, zapasów i wiele innych.

Powiązane artykuły:

1. Dlaczego nie należy prowadzić ewidencji w programie Excel?
2. Wskazówki dotyczące zarządzania rachunkami firmowymi
3. 5 najlepszych praktyk usprawniających zarządzanie klientami